Zu den Betroffenenrechten, die die EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ab 25. Mai 2018 vorsieht, gehört auch ein Auskunftsanspruch des Kunden, ob in der Apotheke ihn betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wird dies bejaht, sind dem Anfragenden folgende Informationen zur Verfügung zu stellen:

•    die Verarbeitungszwecke
•    die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
•    die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei  Empfängern in  Drittländern oder bei internationalen Organisationen
•    falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder,  falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
•    das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
•    das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
•    wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
•    das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und — zumindest in diesen Fällen — aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Auch wenn keine personenbezogenen Daten in der Apotheke verarbeitet werden, ist dies dem Anfragenden mitzuteilen. Faustregel: Auf ein Auskunftsersuchen muss immer reagiert werden.

Unabdingbar ist daher, in der Apotheke vorbereitend geeignete organisatorische Maßnahmen zu treffen, um Auskunftsersuchen zeitnah und in verständlicher Form beantworten zu können. Zugleich muss eine Kopie der Daten dem Anfragenden zur Verfügung gestellt werden können. Bei elektronischem Auskunftsantrag ist die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen (z. B. im PDF-Format).

Da sich der Auskunftsanspruch natürlich nur auf die Daten richtet, die die Person des Anfragenden betreffen, muss sichergestellt werden, dass diese Daten nicht unbefugt Dritten zur Verfügung gestellt werden. Es sind entsprechende organisatorische Maßnahmen in der Apotheke zu treffen. So könnten z.B. im Falle eines elektronischen Auskunftsersuchens weitere Daten zur Identitätsprüfung des Anfragenden einzuholen sein.

Das Wesentliche in Kürze:

Form der Auskunftserteilung    Schriftlich, elektronisch oder – auf Wunsch – mündlich
Frist für die Auskunftserteilung    unverzüglich (spätestens innerhalb eines Monats); in begründeten Ausnahmefällen kann die Monatsfrist überschritten werden, worüber die betroffene Person zu informieren ist
Kosten    grundsätzlich unentgeltlich

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

Kurzpapier Nr. 6 der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art. 15 DS-GVO), abrufbar unter:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/02/DSK-Kurzpapier-6-Auskunftsrecht.pdf